6698 SAYILI KİŞİSEL VERİLERİN KORUNMASI KANUNU VE BU KANUN KAPSAMINDAKİ HAKLARINIZ İLE
İLGİLİ BİLGİLENDİRME, BEYAN ve ONAY FORMU
GENEL AÇIKLAMA
Biz İlkand Eğitim Danışmanlık Hizmetleri Ticaret AŞ (“İlkbeş” veya “İlkbeş Okulları”) olarak veri sorumlusu sıfatıyla 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (“KVKK” veya “Kanun”) ve ilgili mevzuat kapsamında, öğrencilere eğitim hizmetinin sağlanması doğrultusunda öğrencilerimize ve velilerine ait kişisel verileri işliyor; aynı zamanda KVKK'da, KVKK'ya bağlı olarak çıkan tüm uygulama mevzuatında, Kişisel Verileri Koruma Kurulu'nun (“Kurul”) bağlayıcı nitelikteki kararlarında ve sair ilgili mevzuatta belirtilmiş olan teknik ve idari tedbirleri alarak işlediğimiz verilerin korunması için elimizden gelen tüm çabayı gösteriyoruz.
İşbu metin ile, veri sorumlusu sıfatıyla KVKK'nın 10. maddesinde belirtilen aydınlatma yükümlülüğünü yerine getirmekte ve böylece siz tüketicilerimizi kişisel verilerinizin işlenme süreçleri hakkında detaylıca bilgilendirmeyi amaçlamaktayız. Bu çerçevede, gerek web sitemizi kullanırken gerekse de başka yollarla tarafımıza iletilmiş olan kişisel bilgilerin güvenliğinin sağlanmasına son derece önem vermekteyiz. Bu nedenle, KVKK ve bu kanunda belirtilen bir takım tanımlar hakkında tarafınıza açıklayıcı bilgilendirme yapmak isteriz:
TANIMLAR
Kişisel Veri: Okullarımız Veli ve Öğrencilerine ilişkin olan ve bu kişilerin belirli ya da belirlenebilir olmasını sağlayan her türlü veriler olup, İsim, soy isim, doğum tarihi gibi Veli ve Öğrencilere ait kişisel veriler, tek başlarına veya birlikte Veli ve Öğrencilerin kim olduğunun belirlenmesini sağlayabilirler.
Kişisel Verilerin İşlenmesi: Kişisel verilerin tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla elde edilmesi, kaydedilmesi, depolanması, muhafaza edilmesi, değiştirilmesi, yeniden düzenlenmesi, açıklanması, aktarılması, devralınması, elde edilebilir hâle getirilmesi, sınıflandırılması ya da kullanılmasının engellenmesi gibi veriler üzerinde gerçekleştirilen her türlü işlemi,
Veri işleyen: Veri sorumlusunun verdiği yetkiye dayanarak onun adına kişisel verileri işleyen gerçek veya tüzel kişiyi,
Veri Kayıt Sistemi: Kişisel verilerin belirli kriterlere göre yapılandırılarak işlendiği kayıt sistemini,
Veri Sorumlusu: Kişisel verilerin işleme amaçlarını ve vasıtalarını belirleyen, veri kayıt sisteminin kurulmasından ve yönetilmesinden sorumlu olan gerçek veya tüzel kişiyi ifade eder.
Biz, İlkbeş Okulları olarak, KVKK kapsamında veri sorumlusu olarak hareket etmekteyiz. Bu nedenle okullarımız, işbirlikçilerimiz, internet sitemiz ve bunlarla tahdidi olmamak kaydıyla diğer başkaca kanallar aracılığı ile, kişisel ve/veya özel nitelikli kişisel verilerinizi, tamamen veya kısmen elde edebilir, kaydedebilir, değiştirebilir, güncelleyebilir, kontrol edebilir, yeniden düzenleyebilir, sınıflandırılabilir, işlendikleri amaç için gerekli olan ya da ilgili kanunda öngörülen süre kadar muhafaza edebilir, kanuni ya da hizmete bağlı fiili gereklilikler halinde birlikte çalıştığımız veya kanunen yükümlü olduğumuz kamu kurum ve kuruluşları ile Türkiye’de veya yurt dışında mukim olan 3. kişi gerçek kişi/tüzel kişi hizmet sağlayıcı ve tedarikçi firmalar, sigorta şirketleri ile paylaşabilir; kanuni ya da hizmete bağlı fiili gereklilikler halinde yurtdışına aktarabilir ya da kullanılmasının engellenmesi de dahil olmak üzere işleyebiliriz.
Kişisel verileriniz, her türlü sözlü, yazılı ya da elektronik ortamda, yukarıda yer verilen amaçlar doğrultusunda İlkbeş Okulları olarak sunduğumuz hizmetlerin belirlenen yasal çerçevede ifası ve bu kapsamda Okullarımızın sözleşme ve kanundan doğan mesuliyetlerinin eksiksiz ve doğru bir şekilde yerine getirebilmesi gayesi ile edinilir. Bu hukuki sebeple toplanan kişisel verileriniz KVKK md 5 ve md 6’da belirtilen kişisel veri işleme şartları ve amaçları kapsamında, yukarıda belirtilen sebeplerle de işlenebilmekte ve aktarılabilmektedir.
HUKUKİ GEREKÇE
Okullarımız, Öğrencilerine ve Velilerine ait işlenmekteki kişisel veriler tahdidi olmamak üzere, aşağıdaki amaç ve sebeplerle işlenmektedir.
Aşağıda belirtilen amaçları ile işlenmekte olan Veli ve Öğrencilere ait kişisel veriler, KVKK'nın 5. maddesinde belirtilen, gerekli sözleşmelerin kurulması veya yerine getirilmesiyle doğrudan doğruya ilgili olması sebebiyle taraflara ait kişisel verilerin işlenmesinin gerekli olması; kanunlarda açıkça öngörülmesi; bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için kişisel veri işlemenin zorunlu olması; ilgili kişinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla İlkbeş Okullarının meşru menfaatleri için kişisel veri işlemesinin zorunlu olması, hukuki sebeplerine dayanarak İlkbeş Okulları tarafından toplanmaktadır ve işlenmektedir.
- Öğrencilerin kayıtlarının yapılması ve takip edilebilmesi,
- Kayıt iptallerinin takip edilmesi ve belgelendirilmesi,
- Ödemelerin takibi ve tahsilatların yürütülmesi,
- Okula yapılan ödemelere ilişkin faturalandırmanın yapılması,
- Veliye fiyat teklifi verilebilmesi,
- Her türlü ödemenin veya geri iadenin vb yapılabilmesi,
- Öğrencilerin birbirinden ayırt edilebilmesi,
- Öğrencilerin velilerinin kimliklerinin teyidi,
- MEB ve her türlü resmi kurum tarafından istenen bilgi, belge ve evrakın vb sağlanması,
- Eğitim hizmetine ilişkin sözleşmenin esaslı unsurlarının kurulması ve yerine getirilmesi,
- Öğrencilerin fotoğraflarının Kanunlara ve mevzuata uygun olarak Velinin rızası dahilinde çekilmesi, depolanması ve bu fotoğrafların kendilerine iletilmesi,
- Öğrencinin eğitiminin gereğince yerine getirilmesinde velilerin, hak ve sorumlulukları hakkında bilgilendirilmesi,
- Anayasa'ca güvence altına alınan din ve vicdan hürriyetinin gereklerine uygun hareket edilebilmesinin sağlanması,
- Öğrencilerin kütüphane kaydının yapılması ve kütüphaneden faydalandırılması,
- Öğrencilerin muhtelif okul kulüplerine, etkinlik faaliyeti sınıflarına, etütlere kaydının yapılması ve takibi,
- Öğrencilere okulda yemek verilmesine ilişkin sözleşmenin kurulup yerine getirilmesi,
- Öğrencilerin ve velilerin Okullarımız’ın kullandığı muhasebe ve eğitim destek sistemlerine kaydının yapılması ve bu sistemi kullanarak eğitime dair ödev, etkinlik, gezi gibi çeşitli hususların takibinin yapılması,
- Öğrenciye ait çeşitli bilgilerin Okullarımız’ın kullandığı muhasebe ve eğitim destek sistemlerine, MEBBİS'e ve E-Okul sistemine eklenmesi,
- Öğrencilerin, gerektiğinde Okulumuza ait e-posta adresi oluşturması ve bu e-posta adresini ve e- posta adresine bağlı çeşitli uygulamaları kullanmaları,
- Servis kullanan öğrencilerin GPS konumlarımın veliler ile paylaşılması,
- Öğrencilerin okula giriş ve çıkışlarının velilerin onay verdiği şekilde yapılması,
- Velilere, önceden toplanmış iletişim bilgileri aracılığıyla kolayca ulaşılması,
- Öğrencinin uygunsuz davranışlarına ve disiplin kurulunun müdahalesini gerektirebilecek her türlü olaya ilişkin kayıtların tutulması,
- Uygunsuz davranışların e-okul sistemine işlenerek veliler tarafından takibinin mümkün kılınması,
- Öğrencilerin olası sağlık sorunları ile ilgili uzmanlara yönlendirilebilmesi,
- Disiplin kurulunca karar alınması ve alınan karar(lar) hakkında velilere bilgi verilmesi,
- Öğretmenlerin öğrencilerin durumu hakkındaki değerlendirmelerinin kaydının tutulması,
- Veli'nin Türkçe’yi yeterli ya da hiç bilmemesi halinde kendi dilinde Veli ile iletişim kurulabilmesi,
- Öğrencilerin gezi ve etkinliklere katılımlarına ilişkin velilerden izin alınması,
- Öğrencinin herhangi bir nedenden dolayı izinli sayılacağı durumların kaydedilmesi,
- Öğrencilerin sosyal ilişkilerinin, kişilik durumunun ve başarısının gelişimine katkı sağlama amacı ile takibi ve gelişimine katkı sağlayacak kararların alınması,
- Kütüphanenin öğrenciler tarafından kullanılması,
- Sınav ve deneme sınavlarının kontrol edilmesi,
- Öğrencinin sınav ve deneme sınavlarındaki başarısının kendisine ve velisine bildirilmesi ve kaydının tutulması,
- Öğrencilerin, eğitim ve öğrenimleri ile ilgili veya özel hayatlarında karşılaşabilecekleri her türlü sorun ile ilgili destek verilebilmesi,
- Öğrencilerin aile hayatında yaşayabilecekleri sıkıntıların tespiti ve hem aileye hem de öğrenciye çeşitli konularda psikolojik danışmanlık hizmeti sunulmasının teklif edilmesi ve bu teklifin kabul görmesi halinde gerekli hizmetin sunulması,
- Öğrencilerin yıllar içindeki gelişiminin rehberlik birimi tarafından takip edilmesi, başarılı oldukları konuların desteklenmesi ve başarısız oldukları konularda tavsiye ve takviyelerde bulunulması ve velilerle iletişim sağlanarak çözüm üretilmesi,
- Okul servisi hizmetinin öğrencilere sunulması,
- Öğrencilerin sağlık verilerinin takibinin yapılması suretiyle okul hayatları boyunca okulla bağlantılı olarak okulda veya okul dışı gezi, organizasyon vb yaşayabileceği muhtemel sağlık sıkıntılarının bertaraf edilmesi,
- Öğrencinin fiziksel gelişiminin ve sportif kabiliyetleri ile yetenekli olduğu alanların takip edilmesi,
- Öğrencilere ilişkin bilgilerin toplanarak eğitimlerinde kullanılması,
- Öğrencilerin sosyal ve fiziksel becerilerine, aile ilişkilerine, özsaygılarına, boş zamanlarını nasıl geçirdiklerine ilişkin bilgi toplanması ve bu bilgilerin eğitim sürecinde etkin şekilde kullanılması,
- Velilere öğrencinin okuldaki durumu hakkında bilgi verilmesi ve bu bilgi paylaşımının sistematik bir şekilde kaydının tutulması,
- Öğrenciye tıbbi bir müdahale yapılması gerektiğinde gerekecek bilgilerin zaman kaybedilmeden edinilmesi,
- Görüntülü araçlarla öğrencilerle ders ve çeşitli çalışmaların yapılabilmesi,
- Öğrencilere yönelik aşı uygulamasının gerçekleştirilmesi.
aracılığı ile toplamaktayız.
KİŞİSEL VERİLERİNİZİN TOPLANMA YÖNTEMİ
Biz, İlkbeş Okulları olarak, Veli ve Öğrencilerimizin kişisel verilerini tamamen otomatik olan veya bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla; Kayıt formları ile kayıt yenileme formları, Kayıt iptal talepleri, Findeks raporları, Veli bilgi formları, Velilerle imzalanan eğitim sözleşmesi, yemek, servis sözleşmeleri, Okulun içinde çekilen öğrenci fotoğrafları, başta muhasebe programı olmak üzere okulumuz idare ve işletmesi ile eğitim ve öğretim dokümanı olarak kullanılan tüm yurtiçi ve yurtdışı programlara girilen veriler, E-Okul kullanılarak öğrenci hakkında toplanacak olan veriler, Güvenlik amacıyla öğrencilerin okula giriş ve çıkışlarının ne şekilde olabileceğine dair tutulan kayıtlar, görüntülü konuşma uygulamasına kayıt olması ve bu uygulamayı kullanması sırasında işlenen veriler, disiplin kurulu karar ve duyuruları ile öğrenci davranışına ilişkin vukuat raporu ve öğrenciden davranışının tekrarlanmayacağına ilişkin alınan beyan, Öğretmenler Kurulu değerlendirmeleri, okul aile birliği toplantılarında toplanan veriler, Gezi ve etkinliklere ilişkin izin belgeleri ile öğrencinin okuldan eğitim saatleri haricinde çıkışlarına ilişkin veliden alınan izin belgesi ve sayıldığına dair belge ve velilerden buna ilişkin gelebilecek her türlü talep ile talep yerine geçen matbu belgeler; öğrencilere aşı yapılması sırasında tutulan kayıtlar ve aşı karnesi, rehberlik bölümüne öğrencinin sahip olabileceği konuşma bozukluğu gibi durumlar hakkında velisi tarafından verilebilecek her türlü bilgi ve belge, öğrenciler için, Merkezi Hekim Randevu Sistemi aracılığıyla öğrenci tarama randevu talep formu oluşturulması, öğrenciye ilişkin davranış değerlendirmeleri, Öğrenci Kimlik Kartı Talep Formu, deneme sınavları da dahil olmak üzere sınavlar sırasında dağıtılan optik form ve sınav kağıtları ile öğrencinin sınavdaki başarısını gösteren sınav sonucu, velinin ilgili rıza formunda rıza vermesi halinde öğrencinin sağlığına ilişkin öğrenciye yapılacak ölçümler ve sportif testler, yoklama formları, Öğrenci bilgi formları, Bilgi giriş kontrol listesi, velilere uygulanan ve veliye ilişkin duygusal ölçümleri hedefleyen kişilik testi ile velilere uygulanan ve öğrencilerin kişiliği hakkında veliye sorulan sorular ve duygusal ölçümleri hedefleyen kişilik testi, veli görüşme formu, öğrencilere yapılan kişilik testleri, gelişim testleri, gelişim değerlendirme ve gözlem formları, gözlem formları, zeka testleri, tarama formları, ilk görüşme formları, görüşme formları, görüşme kayıt formları ve öğrenci tanıma formları, veli toplantılarında tutulan notlar ve tutanaklar, velinin veya Öğrencinin rehberlik öğretmenleri ile yapacakları görüşmelere ilişkin randevu kayıtları ve bu görüşmeler öncesi ve sonrasında içeriklerine dair tutulacak notlar, kütüphane kayıt sistemi, okul ücretlerine ilişkin faturalar, öğrencilerin okulda oluşturdukları içerikler (yaptıkları resimler, yazdıkları denemeler, vb.)
aracılığı ile toplamaktayız.
KİŞİSEL VERİLERİNİZİN AKTARILDIĞI KİŞİLER ve KURUMLAR ile AKTARIM AMACI
Kişisel verileriniz, tahdidi olmamak üzere; aşağıdaki saik ve amaçlarla KVKK'nın 8. ve 9. maddelerinde belirtilen kişisel veri işleme şartları ve amaçları dahilinde aktarılacaktır.
- Hukuki yükümlülüklerimizi yerine getirebilmemiz amacıyla; hukuka ve usule uygun olması koşuluyla düzenleyici ve denetleyici kurumlar ile mahkeme ve icra müdürlükleri gibi kurumlara ve kişisel verilerinizi talep etmeye yetkili olan tüm ilgili resmi kurumlara;
- İş süreçlerimizi hukuka ve diğer meşru menfaatlerimize uygun yürütebilmemiz, olası bir yargı sürecinde savunma hakkımızı kullanabilmemiz amacıyla; avukatlara, denetçilere, vergi danışmanları, psikoloji alanında uzman danışmanlara ve/veya danışmanlık şirketlerine,
- İç işleyişimizi sağlamak adına ortaklaşa çalıştığımız veya hizmet aldığımız arşiv şirketlerine,
- Mail arşivleri tutulduğu veri merkezine[F1] ,
- Tarafınızca açıkça yetki verilmiş vekil ve temsilcilerinize,
- Ödeme süreçlerinin yürütülmesi adına bankaya,
- Tarafınızla akdedilen sözleşmesinden doğan yükümlülükleri yerine getirebilmemiz veya denetleme faaliyetlerini yürütebilmemiz amacıyla iş ortaklarımıza,
- Servis hizmeti almak isteyen öğrenciler bakımından, bu hizmetin sağlanabilmesi için, servis şirketine,
- Anlaşmalı olduğumuz yemek şirketi ve diyetisyen olması halinde, yemek şirketi ve diyetisyene,
- Kütüphane kayıt sistemini kurması için hizmet aldığımız şirket ve öğrencilerimize,
- Mal ve hizmet sağlamak için mal ve hizmet tedarik ettiğimiz tedarikçilerimize,
- Okul gezilerinin düzenlenmesi kapsamında hizmet veren turizm şirketlerine,
- Siber Uzay Teknolojileri A.Ş’ ye (Okul Aile sistemi için)
- Luca Net KOBİ Ticari Yazılım Satış ve Destek İşnet A.Ş’ye (Luca sistemi için)
- Kullanılan e-posta altyapısının ve programların sunucu veya veri tabanlarının yurtdışında olmasından dolayı İlkbeş Okullarının idaresi, iş süreçlerinin yürütülmesi, iç politikalarımıza uygun bir şekilde kurumsal kaynak planlaması yapılması amacıyla, yurtdışına.
KİŞİSEL VERİLERİNİZE ve VERİLERİN TOPLANMASINA YÖNELİK HAKLARINIZ
Kişisel veri sahipleri, KVKK md11 uyarınca, Okullarımıza iadeli taahhütlü mektup aracılığıyla, şahsen, noter aracılığıyla yazılı olarak, kayıtlı elektronik posta (KEP) adresi, güvenli elektronik imza, mobil imza ya da daha önce bize bildirdiğiniz ve sistemimizde kayıtlı bulunan elektronik posta adresiniz var ise elektronik posta adresiniz üzerinden veya başvuru amacına yönelik geliştirilmiş bir yazılım veya uygulama vasıtasıyla başvurarak; kişisel verilerinizle ilgili olarak;
- Kişisel verilerinizin işlenip işlenmediğini öğrenme,
- Kişisel verileriniz işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme,
- Kişisel verilerinizin işlenme amacını ve bunların amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,
- Kişisel verilerinizin yurt içinde veya yurt dışında aktarıldığı üçüncü kişileri bilme,
- Kişisel verilerinizin eksik veya yanlış işlenmiş olması hâlinde bunların düzeltilmesini isteme,
- KVKK'nın 7. maddesinde öngörülen şartlar çerçevesinde kişisel verilerin silinmesini veya yok edilmesini isteme,
- Kişisel verilerin silinmesi veya düzeltilmesi halinde yapılan işlemlerin kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
- İşlenen verilerinizin analiz edilmesi suretiyle aleyhinize bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme,
- Kişisel verilerinizin kanuna aykırı olarak işlenmesi sebebiyle zarar uğramanız halinde, zararınızın giderilmesini talep etme
haklarına sahipsiniz.
Kişisel verilerinize ilişkin yukarıda zikrolunan haklarınıza dair talepleriniz, belirtilen yollar aracılığıyla bize ulaştırılmasından itibaren, en geç otuz gün içinde, ücretsiz olarak, yazılı şekilde cevaplandırılır.
Başvurunuz KVKK'da öngörülen ilgili hükümler doğrultusunda cevaplandırılacak olup başvurucunun doğru kişi olduğunun teyit edilmesi amacıyla sizden bazı doğrulayıcı bilgiler talep edebilecektir; bu bilgiler yalnızca gerçek veri sahibinin kim olduğunun tespit edilmesi ve başvuru sonuçlarının doğru kişiyle paylaşılmasına yönelik olduğunu taahhüt ederiz.
6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu ve bu Kanun kapsamindaki haklariniz ile ilgili işbu bilgilendirme, beyan ve onay formunu bilgilerinize sunarız.
İLETİŞİM BİLGİLERİMİZ
ÜNVAN : İlkand Eğitim Dan. Hiz. Tic. A.Ş
ADRES : Küçükbakkalköy Mh. Şehit Şakir Elkovan Cd. No:15 Ataşehir İstanbul
MERSİS NO : 0473034998000001
KEP ADRESİ : ilkandegitim@hs01.kep.tr
MAİL ADRESİ : mali.isler@ilkbesokullari.com
KARŞI TARAF İSİM/İMZA
(El yazısı ile “Okudum , Anladım, Kabul ediyorum ve Açıkça Onay veriyorum” yazılacak)
………………………………………
(Kendi adına asaleten ve …………………………………………………………. Adına velayeten)